Nah, sebagai operator pada Madrasah tentunya lazim untuk melakukan pendataan atau diminta untuk mengirimkan data yang memuat mengenai jumlah siswa beserta kriteria umur dan jenis kelamin dari peserta didik bukan? Begitu pula dengan saya, bagai mana jika jumlah peserta didik kita banyak, misal diatas 200 . Bayangkan jika kita harus menghitungnya secara manual, tentunya akan menghabiskan banyak waktu. Lalu bagai mana solusinya, tentunya dengan menggunakan formula yang telah disediakan oleh LibreOffice Calc itu sendiri. Berikut caranya akan kita bahas.

 

MENGELOMPOKKAN UMUR BERDASARKAN JENIS KELAMIN DI LIBREOFFICE CALC

Nyatanya untuk mengelompokkan umur berdasarkan jenis kelamin, kita harus melakukan;

1. menghitung umur peserta didik tersebut pada bulan ini,

2. memisahkan serta mengelompokkan umur peserta didik, misalnya berapa yang berumur 15, 16 atau 17, dan

3. menghitung jumlah laki-laki atau perempuan untuk tiap kelompok umur.

Nah, setelah mengetahui data apa saja yang diperlukan, selanjutnya kita menerapkannya di LibreOffice Calc, berikut langkah-langkahnya.

 

MENGHITUNG UMUR PESERTA DIDIK

Menghitung umur peserta didik pada bulan ini dapat dilakukan dengan beberapa cara namun di sisi saya gunakan dua cara saja, yaitu dengan rumus matematika umum dan menggunakan fungsi YEARFRAC. Silahkan dipilih saja sesuai kebutuhan dan kemudahannya.

MENGGUNAKAN RUMUS MATEMATIKA UMUM

Ketikkanlah rumus berikut

=INT((TODAY()-B2)/365)

pada kolom yang diinginkan, sebagai contoh saya mengetikkan pada kolom D2, B2 merupakan kolom yang memuat data tanggal lahir peserta didik dan 365 adalah jumlah hari dalam setahun.

Perlu diingat bahwa penggunaan rumus di atas merupakan rata-rata satu tahun untuk 365 hari, sedangkan ada tahun kabisat yang jumlah harinya yaitu 366 hari, jika hanya untuk menghitung umur berupa tahun maka penggunaan rumus di atas masih relevan. Kecuali untuk perhitungan umur yang komplek seperti tahun, bulan dan hari maka rumus di atas tidak relevan.

MENGGUNAKAN FUNGSI YEARFRAC

Ketikkanlah rumus berikut pada kolom yang diperlukan

=ROUNDDOWN(YEARFRAC(B2;TODAY();1))

di sini saya contohkan pada kolom E2. Rounddown merupakan fungsi untuk membulatkan bilangan pecahan desimal sedangkan B2 merupakan kolom yang memuat informasi tanggal lahir peserta didik.

 

MENGELOMPOKKAN UMUR DAN MENGHITUNG JUMLAH LAKI-LAKI ATAU PEREMPUAN UNTUK TIAP KELOMPOK UMUR

Selanjutnya yaitu mengelompokkan umur dan menghitung jumlah laki-laki atau perempuan untuk tiap kelompok umur dapat dilakukan secara bersamaan dengan menggabungkan beberapa rumus. Perhatikan gambar berikut, 

pada kolom C18 akan digunakan untuk menentukan laki-laki yang berusia 18 tahun, sementara pada kolom C19 digunakan untuk menentukan perempuan yang berusia 18 tahun. Perhatikan gambar di bawah agar leih paham.

1. Ketikkan rumus berikut

=SUMPRODUCT((C2:C15=B18);(D2:D15=C17))

pada kolom C18, C2:C15=B18 merupakan data yang memuat jenis kelamin yaitu L dan P yang nilainya sama dengan pada kolom B18 yaitu berupa nilai L. Sementara D2:D15=C17 merupakan data yang memuat usia yang nilainya sama dengan di kolom C17 yaitu 18.

2. Perlu diingat bahwa rumus pada C2:C15=B18 dan D2:D15 belum bersifat absolut sehingga jika kita mengcopy nya maka datanya akan ikut berpindah kolom, untuk membuatnya absolut cukup dengan memblok rumus yang akan dibuat absolut misal pada C2:C15=B18 dan D2:D15, maka setelah di blok dilanjutkan dengan menekan tombol F4 pada keyboard laptop. Maka setelah ditekan F4 pada keybord akan muncul tanda $ pada setiap rumus yang telah di blok. Perhatikan gambar di bawah!

3. Mengcopy rumus yang telah absolut ke kolom lain dengan men-drag down-nya pada kolom yang diinginkan, di sini saya contohkan pada kolom C18 sampai kolom F18.

 

KESIMPULAN

Dengan penggunaan rumus atau formula di atas tentunya akan mempercepat pengerjaan mengenai pengelompokkan umur dan menghitung jumlah laki-laki dan perempuan untuk tiap kelompok umur, bayangkan jika harus dikerjakan manual, pasti lama dan membuat pusing.

Demikian pengalaman penulis dalam mengerjakan laporan pada Madrasah, semoga bermanfaat. Jika ada yang masih kurang dapat menuliskan pada kolom komentar.